Produkt Beschreibung
BeschreibungRECHNUNG
schreiben verständlich erklärt.
Für jeden der eine Rechnung schreiben muß ist es wichtig sich über die rechtlichen Grundlagen und die daraus folgenden Notwendigkeiten klar zu sein.
Fehler und Abweichungen von den Vorschriften können zu finanziellen Folgen beim Aussteller oder beim Empfänger führen. Manchmal auch bei beiden.
Um zu helfen diese Folgen zu vermeiden habe ich diesen Ratgeber geschrieben.
1. Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung.
§ 368 BGB Quittung
Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen. Hat der Schuldner ein rechtliches Interesse, dass die Quittung in anderer Form erteilt wird, so kann er die Erteilung in dieser Form verlangen.
Es ist zwar im BGB nur von einer Quittung für die empfangene Leistung die Rede. Es wird aber in der Literatur hieraus auch die vertragliche Neben-Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung abgeleitet.
Nachvollziehbar wird dieses Verlangen wenn der Empfänger ein Unternehmer ist, der diese Rechnung für seine Buchhaltung benötigt.
Und so definiert es auch das Umsatzsteuergesetz.
2. § 14 UStG Ausstellung von Rechnungen
(2) Führt der Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 aus, gilt Folgendes:
1.
führt der Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 Satz 1) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen;
2.
führt der Unternehmer eine andere als die in Nummer 1 genannte Leistung aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Soweit er einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ausführt, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist. § 14a bleibt unberührt.
Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind auch alle Dienstleistungen die mit Haus und Garten in Verbindung stehen. Also Reparaturen oder Dienstleistungen im Haus oder Garten. z.B. Gärtner, Hausmeister, Schornsteinfeger usw. Diese Dienstleistungen sind auch im Rahmen der Einkommensteuererklärung abzusetzen. Es ist also gut, daß Sie hier Anspruch auf eine Rechnung haben.
Leistungen an einen Unternehmer sind immer mit einer Rechnung abzurechnen.
Für diese Rechnungen gilt es aber bestimmte Formalien einzuhalten. Diese sind in § 14 UStG definiert.
1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Leistungsempfänger ist der, der die Ware oder die Dienstleistung erhält.
- 2. Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStID). Wer also seine Steuernummer nicht öffentlich bekanntgeben will, kann sich eine UStID geben lassen und diese auf der Rechnung angeben. Bei dieser Vorschrift geht es darum, daß das Finanzamt im Falle einer Steuerprüfung den Unternehmer einfach und eindeutig identifizieren kann.
- 3. Das Ausstellungsdatum. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit.
- 4. Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).
- Dabei kann der Aussteller durchaus mehrere Nummernkreise zur internen Unterscheidung bilden. Beispielsweise einen Nummernkreis für Dienstleistungen, einen anderen für Lieferungen der Warengruppe 1 und einen dritten für Lieferungen der Warengruppe 2.
- 5. Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
- Hier sollten Sie sehr genau sein, möglichst genau. Denn diese Vorschrift benutzt das Finanzamt immer wieder um den Vorsteuerabzug zu versagen.
- 6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung;
- in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 UStG ( das betrifft die Vorkasse, also wenn vor der Leistung bezahlt wurde) den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
- 7. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
- Es sind die Beträge getrennt nach den Steuersätzen 0%, 7% und 19% auszuführen.
- 8. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
- Die errechnete Umsatzsteuer ist auszuweisen. Das hat folgenden Hintergrund. Nur die in einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer ist vom Empfänger als Vorsteuer abzugsfähig. Also höchstens dieser Betrag der auf der Rechnung steht, solange er nicht höher als die gesetzliche Umsatzsteuer ist. Denn nur diese ist abzugsfähig, auch wenn ein höherer Betrag auf der Rechnung stehen sollte.
- 9. In den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers. Dies betrifft alle Rechnungen die eine Lieferung oder Werkleistung betreffen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen.
- 10. In den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.
- Dies sind die notwendigen Pflichtangaben auf einer Rechnung.
- Es ist wichtig, daß Sie auch als Rechnungsempfänger diese notwendigen Angaben kennen und beim Rechnungseingang prüfen.
Denn diese sind auch Voraussetzung für den Vorsteuerabzug gemäß § 15 UStG. Das Finanzamt kann und wird den Vorsteuerabzug versagen, wenn eine oder mehrere Angaben fehlen.
Natürlich kann die fehlerhafte Rechnung durch den Aussteller berichtigt werden. Aber das verursacht zusätzlichen Aufwand. Und es wird ganz besonders problematisch wenn das ausstellende Unternehmen nicht mehr existiert weil es aufgelöst wurde oder in Insolvenz gegangen ist. Dann ist es nichts mehr mit dem Vorsteuerabzug.
Deshalb sollte Sie unbedingt VOR dem Bezahlen auf einer ordnungsgemäßen Rechnung bestehen. Erfahrungsgemäß sind zu diesem Zeitpunkt die Unternehmen wesentlich kooperativer bei der Behebung eines Fehler als nach der Bezahlung.
Aber auch als Aussteller ist es wichtig immer korrekte Rechnungen, die auch zum Vorsteuerabzug berechtigen, auszustellen. Den Fehler können noch Jahre später durch eine Betriebsprüfung ans Tageslicht kommen. Wenn Sie dann ihr Unternehmen bereits beendet haben, könnten Sie privat als Unternehmer zivilrechtlich in Anspruch genommen werden.
3. § 19 UStG Kleinunternehmer
Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG in Anspruch nehmen, weisen natürlich KEINE Umsatzsteuer auf ihrer Rechnung aus. Stattdessen nehmen Sie einen Hinweis auf den § 19 UStG auf.
Eine falsch ausgewiesene Umsatzsteuer auf der Rechnung eines Kleinunternehmers berechtigt nämlich nicht zum Vorsteuerabzug. Aber der Aussteller muß die Umsatzsteuer, die er ausgewiesen hat, ans Finanzamt abführen.
3.1 Falscher Umsatzsteuerausweis
Hüten Sie sich davor auf einer Rechnung die Sie als Privatmann ausstellen in irgendeiner Form eine Umsatzsteuer auszuweisen. Auch ein Vermerk wie „inklusive Umsatzsteuer“ oder ähnlich darf nicht erscheinen.
Die Folgen sind die gleichen wie im Absatz 3. Die falsch ausgewiesene Umsatzsteuer muß ans Finanzamt abgeführt werden, der Empfänger kann sie aber nicht als Vorsteuer geltende machen.
4. § 14b Aufbewahrung von Rechnungen
(1) Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren.
5. Schreiben der Rechnung
Falls Sie nur ab und zu eine Rechnung ausstellen müssen, empfehle ich die Verwendung einer Tabellenkalkulation wie LibreCalc, OpenCalc oder Excel anstatt eine Textverarbeitung wie LibreWriter, OpenWriter oder WORD.
Natürlich kann man auch mit einer Textverarbeitung die Rechnung erstellen, einfacher geht es jedoch mit der Kalkulation. Dort kann man Felder genauer definieren, alle Eingaben haben ihren festen Platz, nichts verschiebt sich und man leicht und ganz automatisch alle Berechnungen durch das Programm erledigen lassen.
Müssen Sie öfter mal eine Rechnung ausstellen für eine Dienstleistung oder eine Warenlieferung sollten Sie ein einfaches Fakturierungsprogramm einsetzen.
Für einfache Anwendungen gibt es diese als Freeware (kostenlos) oder als Shareware (man bezahlt nach Prüfung ob das Programm geeignet ist). Auch Shareware-Programme sind meistens sehr preiswert.
Der Vorteil dabei ist, daß man Artikel und Leistungen im Programm mit Beschreibung und Preis hinterlegen kann und diese nicht jedesmal frisch eintippen muß.
Auch die Adressen ihrer Kunden werden ebenso gespeichert.
Zudem verwalten diese Programme die erforderlichen Nummernkreise für die fortlaufende Numerierung der Rechnung, sowie die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID die ja auch angegeben werden muß. s.o.
FREEWARE kostenlose Programme
nchsoftware.com
freewarefaktura.de
sigma-faktura.de (auch eine Profeesional-Version für Anwender mit mehr Anspruch)
itsfair-faktura.de (Komfort-Variante Lavid-F.I.S.)
netzwelt.de/download/8601-freeware-faktura.html
chip.de/downloads/A1-Faktura_43156936.html (Erweiterungen bei der PRO-Version)
SHAREWARE kostenlos testen, bei Eignung bezahlen
softwaremetz.de
chip.de/downloads/A1-Faktura_43156936.html
shareware.de/programme/fakturierung/
monkey-office.de
fakturama.info
computerbild.de/download/Freeware-Faktura-1670269.html
Dies ist nur eine kleine Auswahl. Ich bin mit keinem dieser Anbieter in irgendeiner Form verbunden.
Mit einer beliebigen Suchmaschine finden Sie schnell weitere. Probieren Sie ruhig ein paar aus.
[ssba]
Bewertungen
Es gibt noch keine Bewertungen.